Кто создает тот образ компании, который видит посетитель выставки? Почему одни стенды собирают возле сотни людей и притягивают внимание, а другие пребывают в гордом одиночестве? Сколько средств и времени нужно вложить в создание стенда, чтобы его заметили?
Такие вопросы волнуют руководство любой компании. Все хотят, чтобы участие в выставке принесло максимум дивидендов - в виде контактов и контрактов, привлечения дилеров и новых партнеров, наконец, в форме повышения лояльности потребителей.
Но не все знают, как это сделать!
Образ компании на выставке формирует масса людей: дизайнеры, которые разрабатывают стенд, специалисты, которые его создают, менеджеры, выступающие в роли стендистов и консультантов. Но главное — это разработка концепции. Необходим человек, который будет отвечать за стратегию, и определять все ключевые вопросы.
Вот основные причины, по которым это происходит:
1 — В компании есть примерное видение, как организовать участие в выставке, но нет четкого мнения, что нужно делать. Или, что еще хуже, мнения руководителей расходятся, и каждый пытается доказать свое;
2 — В компании может не оказаться специалистов, «заточенных» именно под выставочные мероприятия. А это — специфический маркетинговый инструмент;
3 — При создании стендов и подготовке персонала упускается много важных деталей;
4 — Масса вопросов - от заказа выставочной площади до подготовки рекламных материалов - делается несвоевременно;
Если компания хочет лишь обозначить свое присутствие, создать скромный стенд и делегировать на выставку нескольких менеджеров - можно действовать своими силами. Если же стоят более глобальные задачи, этого недостаточно.
Профессионалы со стороны, выполняющие работу на аутсорсинге, знают все выставочные нюансы. Они:
В роли экспертов могут выступать как специализированные компании, так и отдельные специалисты. Главное — чтобы они обладали высшей квалификацией для решения задач.
Именно с разработки этой концепции и начинается работа эксперта-профессионала.
Эксперт берет на себя всю ответственность за проект и начинает осуществлять пошаговый план действий:
Главная и первостепенная задача эксперта - определить цель и задачи на предстоящую выставку. Для этого задействуются, прежде всего, интеллектуальные ресурсы. Отличное решение грамотного эксперта - организация мозгового штурма, во время которого он выслушивает наиболее интересные идеи и мысли. Особенно ценным может оказаться нестандартный подход. Затем эксперт собирает воедино мнения и идеи, и выстраивает органичную и правильную концепцию. На основе ее и создается план работы.
1 — Промоушн (организацию раздачи листовок и приглашений)
2 — Сэмплинг и дегустация (раздачу образцов продукции компании)
3 — Спецпредложения и прямые продажи на выставке (когда при покупке нескольких товаров третий дается бесплатно)
Все описанные мероприятия относятся к задачам по стимулированию сбыта, так называемому Sales promotion, и повышению лояльности потребителей, проводятся с целью привлечения дилеров и других заинтересованных лиц.
4 - Обеспечение имиджа: приглашение VIP-гостей, среди которых должны быть партнеры, акционеры, дилеры, инвесторы. Организация рассылки приглашений и контроль за ее выполнением
5 — Консалтинг (обучение и инструктаж)
6 — Разработка акций
7 — Определение стандартов сбора информации и подготовка необходимых материалов (анкеты, опросные листы), которые должны лечь в основу базы данных
8 — Информационная поддержка участия компании в выставочном мероприятие и PR-мероприятия. Задействование каналов распространения информации (пресса, радио, создание плакатов)
9 — Совместные действия с организаторами
После завершения выставки эксперт обязан предоставить руководству компании профессионально сформулированный отчет, он должен включать
А) Список всех осуществленных действий
Б) Оценку эффективности проделанной работы
В) Базу данных по установленным контактам и потенциальным клиентам
В ряде случаев, работа эксперта не прекращается с окончанием выставки, и включает дальнейшую работу по налаживанию связей с заинтересованными лицами и компаниями: организацию встреч, проведение семинаров и деловых ужинов, и т.д.