Как подготовить развернутый подробный отчет об участии в выставке
Как подготовить развернутый подробный отчет об участии в выставке
Выставка гарантирует большую маркетинговую, аналитическую информацию, которую следует незамедлительно систематизировать – чтобы не упустить как важных деталей, так и ощущений. К отчету лучше приступить на следующий день после завершения мероприятия, а при его написании максимально опираться на факты и цифры.
Что дает отчет об участии в выставке
Отчет, написанный сразу после окончания выставки, даст возможность оценить ее эффективность, степень реализации планов, отметить ключевые события.
1 Уровень успешности стратегии и полноту выполненных задач
2 Финансовую состоятельность, достаточность или чрезмерность вложений
3 Профессионализм сотрудников на стенде
4 Достижения и недочеты
Из отчета руководство компании должно сделать ванные выводы. Они касаются целесообразности участия в следующих выставках. Очень важно показать, что такие мероприятия не только расходы – но и инвестиции. И хотя эффект от выставки может проявиться в полной мере спустя недели, а то и месяцы после ее окончания – грамотный отчет позволит получить более-менее объективную картину спустя несколько дней.
Существуют разные форматы отчета, но вне зависимости от них, должны быть отражены ключевые моменты. Цели и их реализация, результаты, которые можно измерить, расходы и количество важных контактов. А также - заключенные договора (или предварительные договоренности о намерениях), и предложения, способные улучшить программу, стенд, стратегию – на следующей выставке.
Важнейшие разделы, из которых должен состоять отчет об участии в выставке
1. Развернутый обзор, в котором необходимо в сжатой форме обозначить результаты выставки. В обязательном порядке в этом разделе отмечаются важнейшие деловые контакты, встречи с инвесторами и партнерами, контакты с прессой. Другой важнейший аспект – цифры (результаты, контракты). Также, немного места следует отвести под впечатления и предложения. От уровня написания данного раздела зависят выводы руководства, так как очень часто боссы ограничиваются изучением общего отчета.
2. Стратегический блок, который посвящен целям и задачам. К ним относятся: улучшение имиджа, повышение узнаваемости брендов, презентация новых товаров и технологий, установление новых контактов, выстраивание отношений с представителями СМИ и т.д. Важный момент: если цели и задачи выражены в конкретных цифрах, которые достигнуты в ходе выставке – это необходимо преподнести как важнейший итог! В случае невыполнения задач следует объяснить причины и наметить пути для улучшения результатов.
3. Сведения о продажах – свершившихся и потенциальных. Этот блок трудно переоценить, ибо продажи – конечная цель всех усилий. В этом разделе необходимо дать сведения о заинтересованных лицах, информацию о компаниях и агентах, с которыми проведены переговоры. Неплохо дать прогноз по потенциальным клиентам, разделив их на категории – в зависимости от уровня должности и принятия решения. Здесь же следует отразить данные об общей заинтересованности покупателей, оценке товара и богатства ассортимента, о сроках и величине контрактов – заключенных и предварительных.
Разбивка контактов на группы позволит четче осуществлять дальнейшую работу: отслеживание, взаимодействие, предоставление бонусов. В зависимости от четкости систематизации информации отделу продаж будет проще прорабатывать контакты и превращать потенциальных интерес в заключенные сделки.
Вся подобная информация может дать важные сведения по количеству затраченного времени на клиента, степени важности, стоимости контракта и т.д.
4. Работа с представителями СМИ. В этом разделе нужно указать количество журналистов и аналитиков, посетивших стенд и встречавшихся с пресс-службой компании. Тут же можно дать краткую базу важных контактов, которые могут быть использованы в дальнейшем. Затем следует посчитать количество упоминаний о компании, оценить их важность и влияние, уровень воздействия на аудиторию, степень охвата.
В этом разделе нужно привести финансовые выкладки по стоимости рекламной и PR-компании.
5. Оценка акций и рекламной компании. По возможности, следует оценить эффективность промо-акций, семинаров, спонсорства, деловых обедов, рекламных материалов и всех действий, направленных на привлечение интереса к стенду, товарам и компании в целом. Можно опираться на результаты опросов, отзывов, комментариев. Укажите, что сработало, а чего не хватало. Также, оцените по шкале (пяти или десятибалльной) все осуществленные действия.
6. Уровень подготовки и работы персонала стенда. Оценка эффективности персонала поможет выявить лучших сотрудников и повысить показатели на следующих мероприятиях. Для того, чтобы дать полный анализ сотрудников, нужно проанализировать следующие пункты: оптимально ли количество участников, достаточно ли они обучены и коммуникабельны, понимают ли стратегические и локальные задачи, умеют ли заинтересовывать посетителей, сколько тратят времени на объяснение преимущества товаров и т.д.
7. Анализ конкурентной среды. В этом разделе следует отразить важные сведениыя о количестве конкурентов, их предложениях, активности, слабых сторонах и преимуществах. Также, необходим трезвый взгляд на то, как компания (стенд, сотрудники, ассортимент) смотрится в сравнении с конкурентами.
8. Эффективность расходования бюджета, целесообразность его повышения. Предложения по оптимизации бюджета и его перераспределению на более важные статьи расходов.
9. Оценка эффективности важнейших составляющих компании на выставке: стенда, продукции, расположения. Постарайтесь объективно ответить на ключевые вопросы. Насколько функционален был ваш стенд? Отражал ли он имидж компании? Привлекал ли достаточно внимания? Была ли выкладка товаров привлекательной, насколько она заинтересовала посетителей? Рационально ли был использована площадь стенда? Как посетители реагировали на вывески с информацией – она была достаточной, или нет?
Помимо этого, нужно проанализировать такие нюансы, как движение потоков посетителей, использование пространства вокруг стенда и многое другое. Список пунктов может быть расширен – в зависимости от требований к детализации отчета.
10. Выводы и заключения. Сравните выставку с ранее проведенными мероприятиями. Постарайтесь оценить, является ли состоявшаяся выставка шагом вперед, что было учтено и улучшено, что не удалось сделать, и по каким причинам. Обозначьте в виде тезисов планы на следующие мероприятия. И обязательно, постарайтесь тесно увязать эти планы со стратегией компании, ее долгосрочной маркетинговой программой.