Организация и оформление презентаций. Часть 2
Организация и оформление презентаций. Часть 2
Как правильно провести любую презентацию и сделать ее эффективной
Организация и оформление презентаций. Часть 1
Приглашение специальных гостей
Для освещения презентации в средствах массовой информации, необходимо присутствие нужных гостей. Прежде всего, к ним относятся те лидеры общественного мнения, кто (пусть и потенциально) будет пользоваться презентуемыми товарами или услугами.
К примеру, на презентацию марки (линии) спортивной одежды, а также на открытие магазина со спортивным ассортиментом обязательно нужно завлечь известных спортсменов. Открытие бутика с модными брендами требует присутствие актеров, музыкантов, шоуменов, знаменитостей из мира бизнеса и других «раскрученных» персон. Их наличие привлечет дополнительное внимание и позволит добавить презентации статус события, которое не останется незамеченным.
Отдельный блок гостей – представители разных СМИ: печатных и Интернет-изданий, радио, телевидения. Приглашение журналистов происходит по персональному принципу – основываясь на том, насколько подходит то или иное СМИ для отражения события. Для последовательной работы вначале составляется список авторов, которые пишут или даже специализируются на конкретной теме. Затем, обязательно заранее, с сотрудниками из списка нужно провести переговоры по телефону и заручиться поддержкой, и только потом – рассылать приглашения.
К особо важным персонам, которых нельзя обделить внимание, относятся и представители властных структур. Их приглашение не стоит доверять менеджерам, даже находящимся на руководящих должностях: эту важную миссию должен выполнить лично владелец компании. Тем самым, подчеркивается уважение к представителям власти, а также – повышается вероятность их присутствия.
Согласно общепризнанному этикету, важных гостей обзванивают не позднее, чем за 10 дней до мероприятия. После того, как получено их согласие, высокопоставленным персонам высылают специальные приглашения, а наиболее значительным гостям делают еще один звонок с вежливым напоминанием – накануне презентации.
Подготовка подарков и сувениров для присутствующих
Подарочный набор комплектуется исходя из цели презентации, статуса гостей, особенности компании и ряда других факторов. Как правило, в набор входит буклет компании и рекламная полиграфия, а также пробники и полноценные образцы продукции. Наиболее распространенные сувениры - ручки с логотипами, зажигалки, галстуки, подарочный алкоголь. Важный момент: заранее подготовьте комплекты для мужчин и наборы для женщин.
Оптимальное время для вручения подарков - на выходе с мероприятия. Если вручать их перед началом презентации, вы создадите многим гостям дополнительные проблемы: куда девать подарочный комплект, особенно если он весьма объемен.
Разработка стилистики и деталей будущей презентации
Прежде чем определиться с программой, подачей, стилистикой - нужно хорошо поработать над ключевыми идеями. Здесь не может быть четких установок: все зависит от формата и специфики мероприятия.
Один из самых распространенных форматов – изысканно-деловой. Для оформления такой презентации подбирают дорогие декорации, красивые цветы и букеты. Приглашаются профессиональные музыканты с классическим репертуаром. В зале работают безукоризненно одетые официанты, разносящие шампанское и дорогие напитки. А гости приходят в вечерних костюмах.
Противоположная стилистика подразумевает креативный подход с авангардными нотками. Элементами оформления могут стать яркие, даже провокационные, плакаты, картины и инсталляции, представляющие современное искусство. На такой презентации чаще всего, звучит рок и альтернативная музыка, а гости щеголяет в джинсах и одежде в свободном стиле. Естественно, что официанты в галстуках-бабочках здесь неуместны, ведь для угощения гостей на таких презентациях больше подходят демократичные пиво, гамбургеры и подобные закуски.
Стилистика презентаций может носить спортивный характер. Модными веяниями считается оформление в стиле ретро. В некоторых случаях не обойтись без создания национального колорита.
В целом, стилистика презентации может быть самой невероятной – главное, соблюсти основные правила:
1. Стилистика не должна явно диссонировать с самой темой презентации. К примеру, для презентации дорогой марки часов не подойдет панк-формат.
2. Нежелательно смешение стилей – если только это не концептуальная задумка, органично вписывающаяся в суть мероприятия
3. При разработке стилистики нужно продумать все составляющие, чтобы создать законченную картину, выдержанную на протяжении всей презентации. Плохо, когда действие «провисает», а какие-то элементы отсутствуют
4. Самая плохая идея – это ее полное отсутствие. Безликая презентация способна испортить впечатление даже о качественном, ярком, инновационном продукте. К тому же, нельзя забывать о том, что создание впечатления напрямую зависит от стиля; ваше мероприятие нужно подать так, чтобы о нем было что сказать и написать, желательно – в восторженных тонах
После того, как стилистика выбрана и утверждена, необходимо поработать над ее элементами. Разработать и напечатать приглашения, составить меню, подобрать музыкальное сопровождение, договориться с артистами и декораторами, придумать идеи для подарков и их упаковки, и в целом – не упустить ни одной составляющей стиля.