Организация и оформление презентаций. Часть 3
Организация и оформление презентаций. Часть 3
Как правильно провести любую презентацию и сделать ее эффективной
Организация и оформление презентаций. Часть 1
Организация и оформление презентаций. Часть 2
Разработка пригласительных материалов и основного текста
Само приглашение должно подчеркнуть стилистику презентации. Проведение пафосного, солидного мероприятие в классическом стиле невозможно без создания дорогого приглашения, напечатанного на лучших сортах бумаги с вензелями, разработанного опытным дизайнером. А презентация молодежного бренда может сопровождаться «хулигански-авангардным» приглашением.
Отдельная история – это именные приглашения. Они должны содержать прямое обращение к конкретному лицу и быть подписаны лично первым лицом компании. В некоторых случаях используют воспроизведение оригинала - факсимиле, которое печатается вместе с текстом.
Разработка текста приглашения – очень важная задача. Текст – также, неотъемлемая часть стилистики, и должен отражать концепцию мероприятия. Текст может быть деловым, изысканно-витиеватым, даже смешным – главное, соблюсти чувство меры и не выйти за пределы выбранного стиля.
Что необходимо отразить в приглашении:
- Программа мероприятия
- Данные о дне, времени и месте проведения презентации
- Схема проезда
- Желательный вид одежды, дресс-код (не всегда, чаще - когда есть жесткие установленные нормы, предусматривающие вечерние туалеты)
- Количество приглашенных (персональное, или на два лица)
В некоторых случаях в приглашении содержится просьба подтвердить участие – но данный элемент не обязателен.
Оформление входа проведения презентации
Для создания праздничной атмосферы его оформляют шарами, цветами, декоративными элементами. У входа часто играют музыканты (более дешевый и демократичный вариант – использование динамиков).
Пришедших необходимо встречать – для этой цели выделяются специальные сотрудники, часто – в специальной форме. Регистрация гостей не обязательна, в отличие от представителей прессы; для сотрудников СМИ выделяют стол с табличкой «Пресса», где журналистам вручают пресс-релизы или пресс-пакеты, и просят дать информацию об издании и предполагаемом выходе материала. В пресс-релизе должна необходимо отразить максимум данных о компании, целях презентации, продуктах, стратегии. Пресс-пакет – расширенная версия, дополненная таблицами, диаграммами и иллюстративными материалами о компании.
Подготовка и раскладка презентационных материалов
Для презентации выбирают или специально разрабатываются привлекательные и профессионально сделанные рекламные материалы. К ним относятся буклеты, листовки, альбомы и прочая продукция. Все материалы размещают в нескольких местах, чтобы их было хорошо видно, а присутствующим – удобно забирать.
Для демонстрации образцов нужно заранее предусмотреть и оборудовать специальное место. Для раздачи образцов и презентационных материалов выделяют наиболее привлекательных и коммуникабельных сотрудников, но чаще всего – специально приглашают моделей и персонал из специализированных агентств.
Последовательность программы презентации
Презентация традиционно стартует спустя 10-20 минут после заявленного срока. В большинстве случаев это не опоздание, а возможность собрать наибольшее количество гостей, многие из которых добираются до места проведения по пробкам.
Иногда начало презентации приурочивают к появлению самого важного, почетного гостя.
Первая, или торжественная часть мероприятия, где дается старт рекламной кампании, занимает максимум 20 минут. Иногда эта официальная часть растягивается на большее время – если предусмотрено вручение подарков и специального презентационного фильма.
В некоторых случаях первая часть дробится на несколько составляющих. К примеру, когда запланировано выступление приглашенных гостей, демонстрация технологий, специальных дополнительных аудио-визуальных презентационных материалов.
После окончания официальной части наступает время банкета или фуршета.
«Вкусная» часть мероприятия лучше дополнить шоу-программой с выступлением артистов юмористического жанра, музыкантов, моделей, – в зависимости от концепции презентации. К примеру, в ряде случаев используют цирковых артистов или спортсменов, демонстрирующих трюки.
Заключительная часть презентации - вручение подарков и сувениров.
Аспекты презентации, которые нужно обязательно предусмотреть
- Проведение фотосессии и видеосъемки – на протяжении всего мероприятия
- Создание на основе отснятых материалов репортажа (отчета) с вручением важным и заинтересованным лицам, а также – для размещения в Интернете
- Отслеживание любых упоминаний о пришедшей презентации в печатных и электронных СМИ.
- Получение публикаций и записей эфирных репортажей