Разработка концепции мероприятия. Часть 2

Разработка концепции мероприятия. Часть 1

Выбираем команду исполнителей и выстраиваем взаимодействие

Внутренние ресурсы компаний, как правило, ограничены и не позволяют сделать все и сразу. Как уже было отмечено, проведение любого мероприятия связано с рядом аспектов, задействованием исполнителей. Далеко не факт, что их можно найти внутри компании. Следовательно, нужно привлекать тех, кто способен взять на себя важные  функции.

Организацию мероприятий берут на себя рекламные и и специализированные event-компании. Вот несколько советов по выбору подходящей структуры — партнера.

У компании должен быть солидный послужной список. А главное — он должен быть документально подтвержден. Увы, нередки случаи, когда компании оперируют большим кол-вом клиентов, но не конкретизируют их. Поэтому — вежливо настаивайте на предоставлении портфолио и отзывов!

Выбирая агентство, отдавайте предпочтение именно опыту. Компания, работающая на рынке 5 (а желательно — не менее 10 лет), более предпочтительна, чем молодое амбициозное агентство, которое обещает поразить мир, но не в состоянии похвастаться значительным числом достижений. Компании с опытом выработали свои схемы, и могут привлечь проверенных исполнителей, поручится за уровень и гарантировать их участие.

Выбирайте агентство, обладающее весомой и разнообразной технической базой. В противном случае, вам предстоит платить дополнительные средства за аренду нужного оборудования у третьих лиц

Выбрав компанию, четко ставьте задачу и требуйте офиц. договора. Также, договор — ваша страховка на непредвиденный случай. В документе должны быть прописаны все обязательства сторон и последовательность действий. Если договора нет — это повод задуматься, стоит ли привлекать к работе данную компанию. У тех, кто работает давно, все предусмотрено.

В случае, если задействовать профессиональную фирму с полным циклом не получается, нужно расписать программу и нанимать людей или организации на каждое направление. Такой путь более сложен, и несет в себе потенциальные неожиданности. Следует готовиться к большому объему работы. Тем не менее, при  должной организации нет ничего невозможного.

Важнейшие элементы любого мероприятия

1. Дизайн и элементы оформления. Атмосфера создается с помощью ряда декораций. Можно сделать их силами компании, хотя это трудоемко и сложно. Зато, если это удастся, декорации можно использовать многократно. Второй путь — приобретение нужных элементов оформления. Здесь по показателям вложение-эффект вне конкуренции мобильные стенды и другие конструкции. Художественные атрибуты можно арендовать в студиях, занимающихся съемкой или непосредственной сдачей в аренду нужного реквизита. 

2. Устройство сцены. Ее лучше взять в аренду. Специализированная контора предоставит сцену нужного размера и конфигурации, а также обеспечит монтаж и демонтаж сцены.

3. Брендирование. Заключается в размещении мобильных стендов, баннеров, других элементов, содержащих элементы фирменного стиля компании и всю нужную информацию. Брендирование — это идентификация. Участники должны четко понимать суть события и знать организаторов.

4. Обеспечение света, звука и дополнительных эффектов. Для усиления эффекта нередко добавляется пиротехника. Все это могут обеспечить компании, специализирующиеся на аудио-визуальной аппаратуре и шоу.

5. Администраторы, хостес. Это - люди, в обязанности которых входит обеспечение встречи и сопровождения прибывших на мероприятие. Также, данный персонал выполняет поручения организаторов, помогают вручать призы и делают прочие полезные действия, предусмотренные сценарием.

6. Подбор ведущего, шоуменов, музыкантов. Человек, ведущий мероприятие — ключевая фигура, от навыков и мастерства которого во многом зависит успешность. Если событие подразумевает элементы развлечения, нужны те, кто превратит событие в шоу. Для этой цели привлекаются группы и отдельные исполнители, пародисты, циркачи и другие шоумены. Для того, чтобы подобрать и задействовать всех перечисленных людей, разумнее найти продюсерскую компанию или непосредственно обратиться к менеджерам исполнителей.

7. Фуршеты, банкеты, угощение гостей. Все это обеспечивают компании, специализирующие на кеттеринге.

Расчет и фиксация статей бюджета

Как только принято решение о проведении, стоит незамедлительно приступить к прописыванию всех статей бюджета. Грамотный четкий бюджетный план позволяет выявить общую сумму и «разбросать» ее по отдельным статьям.  Есть один неписанный закон: кол-во средств, затраченных событие, на должно превышать ожидаемую прибыль. Итак, на что пойдут средства?

- Общая концепция с деталями

- Аренда

- Гонорары подрядчику (одному или нескольким)

- Рекламная и сувенирная продукция

- Пиар-поддержка, расходы на полиграфию

- Комиссия

Стоит отметить, что в случае, когда вся полнота работы делегируется специализированной конторе, то бюджет составляет она. Важный момент: профессионалы готовят несколько вар-тов бюджета: эконом, оптимальный, премиум.

Что можно сделать для оптимизации бюджета?

Нужно понимать, что под оптимизацией подразумевается не банальная экономия на статьях расхода, которая часто идет во вред мероприятию, а разумный баланс, когда выполняется программа, но органично уменьшаются траты.

1. Начинать разработку программы нужно сразу после утверждения самого факта события. В противном случае, есть риск упустить несколько составляющих и затем исправлять ошибки, доплачивая за срочность тех или иных работ.

2. Число подрядчиков лучше свести к двум-трем, ведь каждому нужно выплачивать процент. Если компания может обеспечить целый набор услуг, то за счет «опта» можно потребовать скидки, иногда — весьма существенные. Идеальным является взаимодействие с одной компанией, которая может обеспечить абсолютно все этапы.

3. Не забывайте о внутренних ресурсах компании. В ней могут быть нужные специалисты, на которых можно возложить обязанности в рамках зарплаты

4. Оценивайте возможные накладки и нестыковки. Не формируйте бюджет «впритык» - оставляйте небольшую сумму на дополнительные расходы. Вы будете готовы к тому, что что-то пойдет не так, и не станете изыскивать средства в пожарном порядке, увеличивая бюджет. Если же все пройдет гладко, зарезервированная сумма останется на балансе компании и будет проходить как экономия!

В третьей части пойдет речь о том, как разрабатывать и утверждать сценарий, осуществлять анонсирование и проводить репетицию, а затем - давать оценку состоявшемуся мероприятию.

Разработка концепции мероприятия. Часть 3