Разработка концепции мероприятия. Часть 3

Разработка концепции мероприятия. Часть 1

Разработка концепции мероприятия. Часть 2

Создание сценария

Сценарий — это важнейший документ, в котором детально прописан план события. Профессионально подготовленный сценарий учитывает все нюансы, такие, как концепция, специфика мероприятия, число приглашенных гостей, локация, особенности взаимодействия с подрядчиками и т. д. В сценарии должны быть досконально отражены все этапы и рассчитано время, которое требуется на то или иное действие.

Чтобы сценарий соответствовал высокой планке, при его создании нужно двигаться от глобального к локальному. То есть, вначале охватить воображением все мероприятие, а затем прорабатывать его поэтапно, минуту за минутой.

Чтобы разработать эффективный сценарий, можно воспользоваться внутренними ресурсами компании. Но далеко не в каждой есть сотрудники, способные сделать такую работу. Вот почему лучшее решение — обратиться к специалисту, который, опираясь на опыт, сможет детально и поминутно расписать мероприятие и несколько вариантов развития. Наличие подробного сценарного плана — это не только руководство к действию, но и возможность контролировать событие.

Очень часто сценарий мероприятий пишется в виде таблицы, позволяющей структурировать действия и участников. Такая таблица состоит из разделов «Временной промежуток», «Этап/Событие», «Ответственный/Ведущий», «Звук/Эффекты/Свет» и «Дополнительные нюансы».

Грамотный профессиональный сценарий позволяет координировать любое кол-во этапов мероприятия и работу всех его участников. Ведь в таком сценарии четко прописана роль каждого, а также время, отведенное на то или иное действие. Вот почему специалисты рекомендуют разрабатывать не один, а 4 вида сценария:

• Режиссерский, подробный сценарий, в котором прописаны все действия и участники
• Сценарий основного ведущего (с основными деталями речи)
• Сценарный план для обслуживающего персонала
• Упрощенный вариант сценария для других сотрудников, участвующих в событии

Для оптимизации лучше поручить разработку сценарного плана людям из профессионального агентства (если компания выбрала стратегию «полного пакета»). Это позволит добиться гармоничного взаимодействия и сэкономит бюджет, так как все сценарии и режиссура будут включены в общую стоимость.

Анонсирование события и его рекламная поддержка

Практически любое мероприятие нуждается в грамотном анонсе, а многие — в специальной рекламе и пиаре. Ведь аудитория предстоящего мероприятия (особенно — ключевые клиенты и важные гости) должна заранее знать о грядущем событии, уровне лояльности и намерениях компании. Такие факторы нельзя недооценивать, от этого зависит эффективность.

Еще один плюс в пользу анонсирования и рекламы — то, что само событие является информационным поводом, в некоторых случаях весьма существенным. И таким поводом нельзя пренебречь, ведь поддержка — это тот же «кирпичик» в здание имиджа.

Количество составляющих анонсирования и PR-поддержки может меняться в зависимости от величины и особенностей события. Но, вне зависимости от задействованных средств, вы можете рассчитывать на увеличение отдачи. К числу наиболее эффективных инструментов относятся афиши, рекламные макеты в СМИ, реклама на радио. Также, чаще всего используются пиар-статьи в прессе, direct mail и промо (продвижение) в сети Интернет.

Перечисленные инструменты повышают популярность мероприятия и создают платформу для обсуждения, тем самым повысив интерес к событию и компании в целом.

Генеральная репетиция перед проведением мероприятия

Событию должна предшествовать генеральная репетиция. Ее нужно проводить только после того, как:

- Определены цели и задачи

- Изучена целевая аудитория

- Разработана концепция события, совпадающая с позиционированием компании 

- Разработана структура и программа

- Рассчитан бюджет

- Заключены все договора

- Произведено полное оформление места

- Готов сценарий

- Делается анонсирование и пиар-поддержка

Генеральная репетиция нужна для того, чтобы убедиться в целостности и полной готовности к проведению мероприятия. Также, генеральная репетиция позволяет выявить все возможные ошибки, проверить готовность участников и техническое оснащение, при необходимости — внести важные правки. Генеральная репетиция — это завершающая стадия подготовки к любому событию, и чаще всего проводится непосредственно в день мероприятия.

Что нужно проверить в ходе генеральной репетиции

1. Звуковое оборудование. Настройка оборудования особенно важна, если на мероприятии запланировано музыкальное выступление; тогда проводится саундчек. Звукорежиссер должен добиться максимально высокого качества звука, ведь это один из важнейших факторов, влияющих на впечатление от мероприятия.

2. Световое оборудование. Свет, лазеры, эффекты создают особую атмосферу.

3. Готовность артистов. Репетиция и вхождение в образ в конкретном помещении, с элементами оформления — просто необходимы!

4. Готовность обслуживающего персонала

Даже если все участники знают роли, и все хорошо отрепетировано — могут возникнуть паузы, заминки, непредвиденные ситуации. Незначительные отступления от сценария бывают практически всегда. В таком случае, от «дирижеров» события требуется умение импровизировать. На такой случай необходимы «заготовки»: перебивки, запасные номера, короткие речи. Они позволят безболезненно «залатать дыры» в ходе самого мероприятия.

Оценка итогов проведенного мероприятия и его эффективности

Такая оценка нужна всегда; она дает понимание того, что можно сделать лучше и качественней, даже в случае явного успеха. Для того, чтобы оценить мероприятие, необходимо ответить на ключевые вопросы:

- Какие составляющие мероприятия стали наиболее успешными, а какие — неудачными?

- Почему так случилось? Причины, по которым это произошло.

- Какова реакция ответственных, произошло ли признание ошибок?

- Достаточно ли высокий уровень продемонстрировали подрядчики? Кто оправдал ожидание, а кто не соответствовал задаче?

- Что и как можно было сделать по-другому, лучше, красочней, эффективней? Как это сделать в дальнейшем?

- Есть ли новые выводы и ценные знания, полученные в ходе проведения?

Также, оценка эффективности должна опираться на маркетинговые выкладки и отчеты по продажам, которые подготовят сотрудники соответствующих отделов. В конечно счете, должны быть получены ответы на главные вопросы. Можно ли считать проведенное мероприятие выгодным для компании? Окупилось ли мероприятие, привело ли оно к росту бизнеса?

Новогоднее оформление витрин