Подготовка и проведение идеального мероприятия. Часть 1

Как известно, термин «идеал» весьма относителен и как правило, недостижим. Но это не значит, что к нему не следует стремиться.

Анализируя такую важную и нужную для большинства компаний тему, как организация и проведение всевозможных мероприятий, мы пришли к выводу: идеально проведенное мероприятия возможно — нужно лишь соблюдать правила и следовать плану.

Мы использовали богатейший материал по мероприятиям разного формата, и вывели общие тенденции, позволяющие существенно поднять уровень

Шагаем в нужном направлении: к безупречному мероприятию!

В одном известном произведении несколько раз повторялась фраза «Есть ли у вас план?» И да — она является ключевой. Без плана не обойтись. Но что такое план, как он рождается, из чего состоит? Тут же уместно вспомнить и великую фразу Сенеки про то, что, когда не знаешь, куда плыть, ни один из ветров не станет попутным. Наша задача — точно понять: в каком направлении плыть, какую команду выбрать, и что сделать, чтобы «приплыть» к успеху!

Идеальный первоначальный этап: идея, концепция, сценарий

Вы должны разработать общую идею на концептуальном уровне. Назовем ее базовой и для разработки идеи будем отталкиваться от главных вопросов:

- Что это за мероприятие? (то есть, каков его формат: корпоратив, концерт, презентация и т.д.)

- По какому поводу все организуется?

- Какова ключевая задача?

- Где оно может проходить (зал/закрытое помещение, парк, природа, или даже выезд за границу); Возможны ли варианты?

- Возможно ли сделать мероприятие собственными силами?

- Что должно произойти на мероприятии, чтобы оно считалось успешным?

- Есть ли обязательные элементы и то, без чего нельзя обойтись?

- Есть ли ограничения?

Ответив на эти глобальные вопросы, можно выбрать формат! В зависимости от цели, мероприятия проводятся в следующих форматах:

1. Популярный тимбилдинг (активное мероприятие, направленное на сплочение команды и формирование умения решать задачи в коллективе, как в команде);

2. Тематическая вечеринка;

3. Деловой прием;

4. Шоу-программа;

5. Корпоративный праздник по разным поводам (день рождения или юбилей компании, новогоднее празднование и т. д.), с разными элементами;

6. Деловое событие;

А уже от ответов на вопросы и выбранного формата зависит, какие очертания примет ваша основная идея (концепция).

Сценарий должен создаваться поэтапно, в три захода:

1. Стержень сценария. Это главная идея, то, на что будет «нанизано» все остальное.

2. Основные детали сценария. Ключевые моменты и самые главные ходы, соответствующие стержневой идее.

3. Нюансы сценария. Это — те мелочи, которые нужно продумывать и добавлять по ходу.

При подготовке сценарного плана следует выделить группу из 2-3 человек, которые будут разрабатывать сценарий во всех подробностях. Не столь важно, используют ли они при этом технику мозгового штурма либо работают индивидуально. Главное, чтобы все идеи стекались в «мозговой центр» и рассматривались со всех сторон до момента утверждения.

Поскольку от концепции и сценария зависит успешность мероприятия, возникает вопрос: что выбрать? Специалисты советуют обратить внимание на вечеринки с тематическим уклоном и сценарии, в которых четко прослеживается сюжет. Вот несколько советов:

1. Сделайте сценарий многогранным. Если мероприятие носит увеселительный характер, не мешает добавить деловых, имиджевых ноток. И наоборот.

2. Включайте официальную часть, с выделением ключевых сотрудников, с раздачей наград, бонусов, призов. Это — классическая, беспроигрышная часть.

3. Обыгрывайте «вечные» темы, которые неизменно вызовут оживление: церемонию «Оскар», Дискотеку 80-х, популярные программы и шоу нашего ТВ (к примеру, с угадыванием мелодий и слов). Также, хороши события, основанные на спорте (соревнованиях) и вечера с национальной стилистикой и колоритом.

Все перечисленные темы можно расширить и трансформировать, наполнить новыми красками, ходами, состязаниями и т.д.

4. Не стесняйтесь экспериментировать. Но не допускайте пошлости и аляповатости.

Идеальное время и место

После написание сценария (или его основных очертаний), следует озаботиться выбором места. Приоритет нужно отдавать красивым и просторным помещениям (если действие не предполагает присутствия на природе). Вот основные критерии выбора:

- Общая вместительность

- Комфортабельность и отделка помещения

- Удобство подъезда, парковки — это важно для гостей, среди которых могут быть и ВИПы

- Наличие сцены и танцпола, а также необходимого оборудования (свет, звук, эффекты)

- Наличие дополнительных помещений, которые могут потребоваться для переговоров и презентаций

- Наличие всех нужных технических помещений (гримерки, комнаты для персонала, подсобки, туалеты и т.д.)

Что касается времени проведения, подразумевается, что оно должно быть оптимальным и устраивать как сотрудников компании, так и гостей. И продумываться заранее. Оптимальное время выбирается исходя из специфики мероприятия.

Подготовка и проведение идеального мероприятия. Часть 2