Подготовка и проведение идеального мероприятия. Часть 2

Подготовка и проведение идеального мероприятия. Часть 1

Идеальное планирование работ

1. Взяв за основу сценарий, нужно выявить все нужные работы, определить их стоимость и наметить сроки воплощения. Важнейший этап, когда нужно продумать и спланировать все этапы, их последовательность.

2. Чем больше времени занимает планирование, тем меньше шансов упустить нужные детали. Тщательное планирование является залогом безупречности.

3. Все виды работ целесообразно разбить на несколько направлений. Одно будет связано с подбором и доставкой оборудования, второе — непосредственно с подготовкой развлекательной программы, третье — с формированием подарков, печатью рекламной и сувенирной продукции, четвертое — с подготовкой фуршета. Для каждой группы должен быть разработан свой мини-план, а также сроки.

4. Сроки работ должны быть увязаны с согласованием, со спецификой графика подрядчиков. И не стоит забывать, что если какой-то фронт работ приходится на выходные и праздники, то может произойти сдвиг графика. Поэтому, лучше спланировать все с небольшим запасом.

5. Разбейте все работы по важности, с учетом последовательности. Наглядный пример — рассылка пригласительных материалов. Ее невозможно сделать без печати. А печать — без создания и утверждения дизайна. И таких «цепочек» много.

Идеальное планирование расходов и формирование бюджета

На самом деле, уже в процессе разработки концепции и написания сценария вы должны знать, какими средствами располагаете. Нелепо планировать масштабное действо, имея в кармане «две копейки». Поэтому, бюджет должен быть выделен заранее, согласован и утвержден главой компании.

- Общий бюджет дробится на массу составляющих;

- Если бюджет явно невелик, ограничен, следует начинать планирование с расходов, без которых не обойтись. Оставшуюся часть можно использовать на дополнительные нужды;

- Каковы бы ни были расходы, их всегда можно сократить, или оптимизировать. Аренда более дешевого помещения, а то и использование собственного офиса, «выбивание скидок», использование своих ресурсов, сокращение номеров, подбор более демократичных артистов. Для оптимизации есть много возможностей, просто их нужно тщательно проработать!

- Даже при строгом планировании нужно заложить хотя бы небольшую сумму на непредвиденные расходы!

Идеальный подход к формированию команды

Вначале формируется «совет старейшин». Это — те люди, которые будут руководить и контролировать. Излишне говорить, что их выбирают из числа руководящих сотрудников.

Затем, когда эта группа сформирована, нужно распределить роли: кто, когда и за что отвечает. Это строго.

Что касается создания команды, то здесь существует много рекомендаций. Когда крупная компания по производству домов из клееного бруса готовилась к важнейшей отраслевой выставке и сопутствующим мероприятиям, она вывела основные требования и критерии оценки для членов команды. Эти универсальные критерии хороши и для других:

1. Уровень коммуникабельности

2. Опыт, профессионализм

3. Степень знания продукта и технологий компании (определялся специальным тестированием)

4. Умение находить подход к разным психотипам и группам (потребители, деловые партнеры)

5. Умение переключаться на другие задачи, и делать их быстро

6. Умение мобильно искать решения, ответы на вопросы заинтересованных лиц. Конкретно в этом случае, требовалось заинтересовать потенциальных покупателей домов путем нахождения в обширном каталоге нужной модели и планировки. И это нужно было сделать быстро!

7. Аккуратность, опрятность

8. Наличие «горящих глаз». Иными словами, желание участвовать, интерес и вовлеченность

Обязательный элемент — репетиция!

Репетиция крайне важна — она покажет готовность всех звеньев и участников и позволит внести коррективы. Отказ от нее может в разной степени создать проблемы на самом мероприятии, а то и стать фатальной ошибкой. По возможности, репетиция должна пройти хотя бы за 3 дня до события (в идеале — за неделю). Тогда будет время внести изменения непосредственно в сценарий. Если не удается какой-то пункт — лучше его убрать. Также, на репетиции станет понятно, кто справляется со своими обязанностями, а кто требует замены. Также, можно провести перераспределение ролей; все во благо конечного результата!

Специалисты рекомендуют проводить даже две репетиции: одну заранее, другую в день мероприятия.

Подготовка и проведение идеального мероприятия. Часть 3