Подготовка и проведение идеального мероприятия. Часть 3

Подготовка и проведение идеального мероприятия. Часть 1

Подготовка и проведение идеального мероприятия. Часть 2

Советы по планированию и проведению идеального мероприятия от экспертов event-бизнеса

1. Присутствуйте в интернете. Традиционные средства коммуникации хороши только для солидной аудитории, привыкшей к устоявшимся форматам. В остальных случаях активность в интернете должна быть максимальной. Используйте социальные сети, форумы, специализированные ресурсы, онлайн-СМИ.

2. Заранее резервируйте лучшие места (если речь идет о выставке), оптимальные площадки (шоу, концерты, развлекательные события), нужные помещения (семинары, конференции). Четко фиксируйте договоренность на юридическом уровне. Недопустимо, если окажется, что проведен большой объем подготовительной работы, а место нужно менять — из-за недальновидности или недобросовестного подхода к оформлению документов.

3. Четко формулируйте задачи и цели. Любое мероприятие строится на этих двух китах. Третий кит — сама концепция (стратегия), в целом.

4. Начинайте анонсирование событие за длительный срок до его осуществления. В одних случаях рекламная кампания может стартовать за 2-3 месяца до события. Но особо значимые мероприятия должна анонсироваться за полгода, а то и больше.

5. Подходите к выбору партнеров стратегически. Ни в коем случае не исповедуйте принцип «кто предложит, того пригласим». Нужны солидные и серьезные компании, сотрудничество с которыми даст эффект синергии и ощутимые преимущества. Это касается в первую очередь выбора спонсоров и информационных партнеров. Лучше брать не числом, а качеством; то же самое касается и компаний, с которыми идет взаимодействие по бартеру. Договоренность с серьезными бартерными партнерами — путь к снижению издержек на организацию мероприятия.

5. Используйте технику поиска слабых мест еще до старта события. Ваша задача — предвосхитить ошибки, неточности, найти те нюансы, которые недостаточно четко продуманы, а то и пропущены.

Хороший способ это сделать - «переключить статус», стать не организатором, а посетителем, гостем мероприятия. И методично, шаг за шагом, пройти от лица приглашенного человека весь сценарий. А лучше — проиграть все мероприятие с участием нескольких лиц от самого начала до финального аккорда. Поверьте, вы сразу увидите массу неточностей и недочетов, которые следует исправить. 

6. Обращайте внимание на самые мелкие и незначительные детали. Доказано, что нехватка бутилированной воды и соков, плохой дизайн бейджиков, огрехи в организации работы гардероба, забывчивость по части сувениров — все это может стать той самой ложкой дегтя, которая испортит «сладкий» вкус праздника.

7. Помните истину: трудно выиграть в глобальном, проигрывая в мелочах. Психологи доказали, что незначительные проблемы способны смазать все впечатление, даже если событие проведено на высоком уровне. Есть целая категория людей, которые подмечают именно мелочи и недочеты. Их цепочка рассуждений такова: если люди допускают ошибки и упускают детали в мелочах, они могут ошибаться по-крупному. Если именно от этих людей многое зависит — вы можете не получит желаемого эффекта и долгожданного партнерства.

8. Сформируйте основную команду, и выберите из ее числа несколько (не более трех) помощников. Между ними стоит распределить обязанности следующим образом:

- первый помощник взаимодействует с персоналом и организаторами для решения всевозможных текущих вопросов, возникающих по ходу мероприятия;

- второй помощник выявляет недостатки и мгновенно дает о них знать;

- третий ищет людей, способных устранить все огрехи.

9. Не забывайте и не ленитесь отправлять напоминания ключевым участникам, партнерам, важным людям. Идеальный график отправки корреспонденции:

- за несколько месяцев

- за месяц

- за неделю

- за день

Способы оповещения: курьерская рассылка, электронная почта, личный звонок от ответственного или даже руководителя компании (если персона очень важна).

10. Организация любого мероприятия — крайне затратное в плане эмоций событие. Если команда не будет свежей, и эмоционально заряженной, в нужный момент люди могут быть сонными мухами, делающими все на автомате. Поэтому, незадолго до старта, лучше разгрузить ключевых людей, дать им отдых и время на настройку.

Что мешает сделать мероприятие идеальным

Именно предвосхитив и устранив данные ошибки, можно добиться желаемого

1. Нет концепции. Нет основной идеи. Если она так и не появляется, дальше идет разброд и шатание.

2. Мероприятие не продумано, есть общие очертания, а при реальном воплощении идет импровизация. Вероятность ошибок при таком сценарии просто зашкаливает. Импровизировать можно в деталях и в определенных ситуациях (ведущий на сцене), но вовсе не в основных, ключевых моментах.

3. У компании нет опыта в организации мероприятий, и ответственным назначается наиболее подходящее лицо. Вполне возможно, что оно блеснет мастерством, прыгнет выше головы. Но так же велика вероятность, что ноша окажется непосильной. Вот почему, неоднократно говорилось: если в компании нет специальных людей, нужно искать их в эвент-конторах. А делать сложное событие целиком собственными силами вообще следует в исключительных случаях.

4. Нет идеальных мероприятий. Готовьте «пожарную команду» для устранения «косяков» в режиме реального времени. Если это не предусмотреть, эффект может быть смазан

5. Придумывает концепцию один, пишет сценарий другой, воплощает — третий. Это идеально работает, когда все три составляющих — представители одной команды, понимающие цели и находящие общий язык. Если этого нет, будет эффект, как в баснях Крылова: или каждый играет свою мелодию, или каждый тянет в свою сторону.

6. Не назначаются ответственные за каждый этап. Или же какой-то из этапов остается без куратора. Риски: может рухнуть вся конструкция.

7. Люди, привлекаемые к участию, плохо мотивированы, не понимают смысла, обладают недостаточными коммуникативными навыками. Если подытожить: такие люди не способны создать команду, которая «выстрелит» на мероприятии, а испортить все впечатления могут без труда. Вывод: при выборе команды стоит ориентироваться не только на профессионализм, но и на эмоциональную заряженность и вовлеченность ее членов.

8. Неуместность в выборе номеров и актеров, которые напрочь выбиваются из стилистики. К примеру, на серьезном деловом собрании будет неуместным появление клоунов и юмористов с дешевыми, а то и откровенно пошлыми, шутками. Точно так же будет странно, когда на мероприятии, подразумевающем драйв и отрыв, будут преобладать «скучные» номера.

9. Команда формируется на скорую руку, участники (актеры, персонал) подвираются в последний момент.

10. Отказ от репетиции как таковой.

11. На основе репетиции не делается выводов о слабых местах, не устраняются огрехи, не меняются исполнители, которые не справляются со своей ролью. Это может происходить по нескольким основным причинам: надежда на то, что в нужное время вся сработает идеально (как правило, не сработает), либо неумение и нежелание вносить коррективы, либо цейтнот или нехватка исполнителей.

12. Вначале пишется сценарий, а затем определяется бюджет. Типичная ошибка. В результате, одно подгоняется под другое.

13. Создается сценарий, который просто невозможно воплотить настолько хорошо, чтобы мероприятие стало идеальным. Этим страдают компании, которые во всем пытаются выглядеть глобальней, чем являются. Увы, страсть к «голливудскому размаху» - это, как правило, неумеренная трата средств. Без должного «выхлопа».