Сроки и этапы подготовки к выставке

Готовясь к проведению выставки, на что вы рассчитываете? Что в вашем понимании выставочное мероприятие? Какие задачи оно решает? И нужно ли оно вообще?

Выставка – это одна из составляющих комплекса маркетинговых коммуникаций. И решает она не отдельные задачи, оторванные от общего контекста, а вполне конкретные – подчиненные общему плану. Причем, в идеале – стратегическому.

Итак. Выставка не проводится «внезапно и вдруг». Грамотная стратегия подразумевает конкретные цели и задачи, которые она должна решить. Планирование выставки – это наступательная операция на конкурентов и масштабная цель завоевания новых партнеров и потребителей. В таком случае, тщательно спланированным должен быть каждый шаг!
Какой у вас будет стенд? Сколько промо-персонала будет бороться за то, чтобы мимо стенда не прошли представители нужных компаний? Как они будут себя вести? Какие аргументы предъявлять, а о чем лучше не говорить? Какими будут итоги участия в выставке, и как их правильно подвести? Какой результат считать эффективным?

Масса вопросов? Но иначе и быть не может! Вы должны расписать все до мелочей. Сформулировать цель. И иметь четкий план достижения этой цели. Трудно? Но ведь вам нужна эффективность! Только так и можно ее добиться!

Что можно считать конкретным результатом?

- количество и качество визитов на стенд вашей компании;

- число проведенных переговоров;

- установленные связи и подписанные контракты (договоры о намерениях).

Это – самые важные результаты, которые можно «пощупать». Вспомните одно из золотых правил бизнеса: вы можете управлять только тем, что способны измерить, в противном случае это контролировать невозможно!

Продолжительность стандартной выставки колеблется от 3 до 5 дней. А подготовка занимает… год! Нет-нет, это не опечатка. Естественно, речь идет не о том, чтобы целый год строить павильон или тренировать промоутеров. Но первые действия по подготовке к выставке нужно начинать, как правило, за 12 месяцев до старта мероприятия. Вооружившись маркетинговым планом, в котором прописаны сроки, последовательность и все детали.

Оптимальный маркетинговый план подготовки к выставочному мероприятию

1 этап – анализ эффективности предыдущей выставки.

Его нужно начинать за 10-12 месяцев до будущего мероприятия.

Задача – выявить количество полезных и работающих контактов и число заключенных договоров. Также нужно учитывать существующую или планируемую прибыль.

Проанализировав все это, вы можете оценить прошедшее мероприятие и принять решение об участии в новом.

Если это решение положительное, необходимо тут же подать заявку об участии в выставке и начать оформлять все нужные документы.

Попутно нужно озаботиться созданием стенда или его обновлением. Для этой цели привлекаются отдельные профессионалы из сферы дизайна или специализированные агентства (часто – на тендерной основе).

2 этап – создание базы данных желательных посетителей.

Оптимальны срок, за который лучше приступать к созданию базы – полгода до начала выставки.

Вы должны составить список имеющихся и потенциальных партнеров по бизнесу, во второй список вы должны внести людей из мира маркетинга, рекламы и средств массовой информации

3 этап – разработка тех. задания для участия в выставке.

Это действие нужно совершить за 5-6 месяцев до ее открытия.

Вы должны определиться с задачами предстоящего мероприятия и методами достижения цели. Важно тщательно прописать порядок и план подготовки, заранее распределить обязанности между сотрудниками, наметить зоны ответственности для каждого. Также, нужно продумать и утвердить пакет всех необходимых рекламных материалов и представительских расходов.

Что касается организационных вопросов, необходимо составить план расходов и поэтапно оплачивать счета.

К этому периоду вы должны подвести итоги тендера на разработку дизайна, определиться с победителем, и разместить заказ на производство стенда. А также – позаботиться об изготовлении наружной рекламы.

4 этап – печать пригласительных бланков, а также изготовление всего комплекса рекламной продукции, необходимой для выставки.

При этом, лучше сделать все с запасом, чтобы не столкнуться с нехваткой приглашений либо буклетов в самый последний момент

Этот этап оптимально осуществить за 3 месяца до начала выставки.

5 этап – начало рассылки приглашений по почте.

Так называемый, первый «транш».

Его необходимо провести за 2 месяца до старта выставки

6 этап – рассылка приглашений за подписью глав компании.

Производится по почте и факсу, осуществляется за 1 месяц до начала мероприятия

Параллельно вы готовите пакет бизнес-предложений и начинаете привлекать специалистов для работы на стенде (речь идет о временных работниках)

7 этап – звонки деловым партнерам с целью согласования времени посещения стенда.

Второй задачей данного этапа является полное согласование всех деталей участия с оргкомитетом выставки, а также сроков завоза стенда на площадку и формирование пакета документов, необходимого для этого

Это нужно делать не позднее 2 недель до открытия выставки.

8 этап – второй обзвон партнеров и достижение договоренностей о переговорах, который должен быть отражен в графике.

Попутно вам нужно составить график участия специалистов собственной компании, распределить обязанности и зоны ответственности. Параллельно с инструктажем проходит завоз оборудования и монтаж стенда на выделенной площади.

Все это происходит за неделю до старта выставки

Итак, проведена масштабная работа. Но впереди – непосредственно выставка!

Что необходимо сделать:

- главное – обеспечить четкую работу стенда компании и всего задействованного персонала;

- организовать дежурство самых квалифицированных сотрудников (менеджеров);

- контролировать потоки посетителей;

- обеспечивать переговоры и проводить все запланированные встречи;

- вести отчетность по контактам и заключенным контрактам (договорам о намерениях);

- проводить промо-акции и все запланированные сопутствующие мероприятия;

- раздавать полиграфические рекламные материалы

Через неделю после завершения выставки следует подвести предварительные итоги

Вы должны понять, насколько выполнены цели выставки, сколько удалось установить контактов, оценить работу сотрудников компании на стенде.

Следует подготовить и суммировать базу данных по посетителям, произвести финансовые расчеты.

На основе всего масштаба информации к размышлению вы должны сделать первые выводы о целесообразности участия в следующей выставке (и подобных мероприятиях вообще).

Окончательные итоги выставки подводятся через 1,5-2 месяца после ее окончания.

Мелочи, которые приносят миллионы - нюансы подготовки к выставке

Google